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Effektives und produktives Arbeiten im Büro

Tipps für besseres Zeitmanagement

Die Aufgabenliste in deinem Business wird immer länger? Vielleicht, weil du dein Business wie ich nebenberuflich machst, deine Kinder ihre berechtigte Aufmerksamkeit wollen, du eine liebe Person pflegen musst, usw.  Gründe für zu wenig Zeit im Business gibt es genügend. Aber Zeitmangel ist aus meiner Sicht kein Grund, die eigene Idee und Vision über Board zu werfen.

 

Die Frage ist doch:

Wie schaffst du es, die Zeit effektiv zu nutzen?

Am Anfang meiner Selbstständigkeit musste ich oft feststellen, dass ich an den Tagen mit ungeplant viel Zeit nur genauso viel geschafft hatte wie an einem "normalen" Tag, an dem mir oft nur ein bis zwei Stunden für den Aufbau meiner nebenberuflichen Selbstständigkeit blieben. Aber warum war das so?

 

Ganz einfach:

Ich war für "kurze" Arbeitstage besser vorbereitet, weil ich genau im Kopf hatte, welche wichtigen Aufgaben zu erledigen waren. Und die restliche Zeit, die mir spontan noch geblieben war (z. B. weil mein Kind mittags mal länger geschlafen oder ich mir anderweitig Zeit verschafft hatte), konnte ich so nicht effektiv nutzen, weil ich meine Aufgaben erst "zusammensuchen" musste. Wäre ich organisierter gewesen, hätte ich die Zeit damals schon wesentlich besser nutzen können als ich es getan hatte.

 

Kleine Anmerkung für dich: Ich habe während meiner Elternzeit gegründet, dann kam der erste Lockdown und da hatten natürlich meine kleinen Kinder (damals ein und drei Jahre alt) erste Priorität. 

 

Mittlerweile bin ich um einiges an Erfahrung reicher und kann auch wesentlich produktiver arbeiten als damals. Wie ich das mache? Mit ganz einfachen, aber effektiven Methoden, die auch du sofort umsetzen kannst. Lies weiter!

Frau sitzt auf dem Boden, hält ein Buch in den Händen, Laptop steht vor ihr.

1. AUFGABEN aufschreiben und priorisieren

Aus meiner Sicht einer DER wichtigsten Punkte für effektives Arbeiten und eine wirkliche Herzensempfehlung an dich:

 

Sammle deine Aufgaben an einem zentralen Ort und vermeide eine Zettelwirtschaft mit Notizen, die in deinem ganzen Haushalt verteilt ist. Ob du dafür ein Tool nutzen möchtest oder ob du sie in deinem Notizbuch festhältst ist natürlich dir überlassen.

 

Als zweiten wichtigen Punkt empfehle ich dir, Prioritäten festzulegen. Welche der Aufgaben ist dringend und muss unbedingt erledigt werden? Und was kann warten? 

 

Ich selbst teile meine Aufgaben in drei einfache Kategorien ein:

Dringend - Wichtig - Unwichtig

 

Dazu ein kleines Beispiel aus meinem Business, wie ich selbst meine Aufgaben priorisiere:

 

 

DRINGEND:

  • Aufgaben für meine Kunden erledigen.
  • Eine neue Kundenanfrage beantworten.
  • Ein Angebot verschicken.
  • Anruf bei meinem Steuerberater.
  • Ein wichtiges Telefonat mit einem Amt.

 Das sind Tätigkeiten, die ich ziemlich schnell erledige. Ein zufriedener Kunde bringt mir Geld, mögliche Folgeaufträge und empfiehlt mich weiter. Und manchmal gibt es auch Dinge mit Ämtern, die man schnell klären muss. 

 

 

WICHTIG:

  • Meinen neuen Blogartikel schreiben.
  • Meine Posts für Instagram planen.
  • Mit meiner Grafikerin sprechen zwecks meiner Logogestaltung.

Das sind Aufgaben für mein Business, die ich persönlich für wichtig halte und daher auch erledigt haben möchte. 

 

 

UNWICHTIG:

  • Ein neues Titelbild für meinen Etsy-Shop gestalten.
  • Ein Foto auf meiner Website, mit dem ich unzufrieden bin, austauschen.

 Das sind Aufgaben die ich persönlich als nicht so wichtig einstufe, aber auch auf meiner Liste stehen habe, und die ich - wenn Zeit dafür bleibt - gerne nebenbei abarbeite. 

 

 

Natürlich sind das nur Beispiele und nicht alle Aufgaben fallen in einer Woche bzw. an einem Tag an.

Aber so siehst du, wie ich die Aufgaben in meinem Business priorisiere. Für mich klappt das ganz gut.

 

 

ABER - Und das ist mein wichtigstes Learning:

 

Nicht zu viele Aufgaben in einen Tag packen! Realistisch bleiben und Zeit für einen Puffer und Pausen einplanen!

 

Denn oft kommen ungeplante Sachen dazwischen (das Kind ist krank und zu Hause, Krankheitsvertretung im Hauptjob, usw.) und am Ende des Tages ist man froh, die dringenden Aufgaben geschafft zu haben.

 

Der Punkt "Aufgaben aufschreiben und priorisieren" ist meine erste Priorität für meine Produktivität. Denn so kann ich mich, wenn ich Zeit habe, einfach an den Schreibtisch setzen und ich weiß genau, was zu tun ist. Ich kann sofort mit meiner Arbeit beginnen und verliere keine wichtige Zeit. Nichts ist aus meiner Sicht frustrierender, als sich an den Schreibtisch zu setzen und erst mal überlegen zu müssen, was alles ansteht. 

 

Deshalb: 

Sammle deine Aufgaben an einem zentralen Ort und setze klare Prioritäten!

Frau liegt mit Kopfhörern auf dem Bett, Augen geschlossen, eine Zeitung liegt daneben.

2. KEINE Zeit für Störenfriede

Bevor du dich an die Arbeit machst:

Sorge dafür, dass du in Ruhe arbeiten kannst!

Hier ein paar Tipps:

  • Stelle dein Smartphone auf lautlos, verstaue es im Schrank oder lasse es in einem anderen Raum.
  • Schalte die Benachrichtigungen deines E-Mail Postfaches ab.
  • Schließe die Tür und bitte deine Familie oder Mitbewohner*innen darum, nicht gestört zu werden.

 

Die genannten Faktoren sind häufige Ablenkungsgründe wenn es darum geht, fokussiert zu arbeiten.

 

Denn sind wir doch mal ehrlich: Jeder weiß wie verführerisch es sein kann, wenn das Smartphone in greifbarer Nähe auf dem Tisch liegt. Man möchte ja nur mal "kurz" einen  Blick darauf  werfen und schon verliert man dabei wertvolle Zeit.  


Frauenhände liegen auf der Tastatur des Laptops, die Frau hält ein Buch in der Hand.

3. ZEITEN festlegen und Timer einstellen

Hast du dir schon mal feste Zeiten für die Erledigung bestimmter Tätigkeiten gesetzt? Ich mache das, wenn ich viele Aufgaben zu erledigen habe. 

 

Das sieht dann so aus:

  • 8:30 bis 9:30 Uhr: Aufgaben für Kunden xy erledigen 
  • 9:45 bis 10:30 Uhr: neues Modul Online Kurs ansehen
  • 10:45 bis 11:30 Uhr: Blogbeitrag planen

 

Wie oben bereits erwähnt stufe ich die Erledigung eines Kundenauftrags für mich als Priorität eins ein, deshalb wird das auch als erstes erledigt.

 

Was ich mittlerweile gerne mache, um ein besseres Gespür für die Zeit zu bekommen und um mich "einzubremsen": ich lasse bei der Erledigung bestimmter Aufgaben einen Timer mitlaufen. Gerade bei Tätigkeiten, in denen ich mich verliere, ist das oft sehr hilfreich.

 

Eine solche Aufgabe ist z. B. die grafischen Fertigstellung meiner Instagram Posts mit Canva*. Ich liebe es, mit Canva zu arbeiten, aber gerade da kommt leider oft mein Perfektionismus durch. Daher lasse ich oft einen Timer mitlaufen und versuche so zu verhindern, dass ich mit diesem Programm zu viel wertvolle Zeit verliere. So weiß ich gleich zu Beginn, dass die Zeit gezählt ist und ich sie nicht verschwenden darf mit der Frage, ob die Linie nun hier oder ein Stück weiter oben besser aussieht. 

 

Du willst mehr über das Grafikprogramm Canva* erfahren? Dann empfehle ich dir meinen Blogartikel:  "Canva: Online-Tool für Grafikdesign." Dort erzähle ich dir, was genau dieses Tool ist und wie du es für dein Business nutzen kannst. Und das ohne jegliche Erfahrungen im Bereich Grafik und Design.

 

4. Zeitmanagement mit der POMODORO-Technik

Es gibt verschiedene Methoden, die dich in deinem Zeitmanagement unterstützen können und durch deren Praktizierung du es schaffst, effektiver zu arbeiten.

 

Ich möchte dir hier kurz die Pomodoro-Technik vorstellen:

Ein wichtiges Ziel der Pomodoro-Technik ist es, durch festgelegte Arbeitseinheiten und definierte Pausen die Unterbrechungen durch gedankliches Abschweifen, Handy oder E-Mail zu verringern. Hast du einen pomodoro erledigt, streichst du ihn durch. Das macht den Erfolg für dich direkt sichtbar, was positive Gefühle auslöst.

 

Wendest du diese Technik an wie ursprünglich gedacht, benötigst du lediglich einen Bleistift und einen aufziehbaren Küchenwecker.

 

Gehe wie folgt vor: 

 

  • Aufgabe schriftlich formulieren
  • Wecker auf 25 Minuten stellen
  • die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt und mit einem X markieren
  • fünf Minuten Pause machen
  • nach vier Arbeitseinheiten (pomodori) eine längere Pause machen (ca. 15-20 Min)

   

Aber warum eigentlich ein Küchenwecker? Der Erfinder dieser Methode, das war übrigens Francesco Cirillo in den 1980er Jahren, war der Meinung, dass durch das Aufziehen des Küchenweckers die Entschiedenheit größer ist, eine Aufgabe zu beginnen. Und dass durch das Ticken und anschließende Klingeln des Weckers eine andere Wahrnehmung der Zeit vorhanden ist. 

 

Alternativ gibt es mittlerweile einige Apps, die die Pomodoro-Technik unterstützen und die du dafür nutzen kannst. 

Ich hoffe, dass ich dir mit diesen Tipps etwas helfen kann, die Zeit, die dir bleibt, effektiv zu nutzen. Erzähl mir gerne, wenn du dazu noch Ergänzungen und weitere Tipps hast. Ich freue mich über dein Feedback zu diesem Thema.

Ein Hinweis zum Schluss:

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Kommentare: 1
  • #1

    Isabella (Sonntag, 06 März 2022 13:13)

    Klasse Tipps���!
    Habe ich nach dem Lesen ausprobiert und es hat super funktioniert :)!